Chương trình Xúc tiến Khách tham quan thương mại nằm trong danh mục “Triển lãm” (“Exhibition”) của Cục Hội nghị và Triển lãm Thái Lan (TCEB) dành cho các tổ chức hợp pháp nước ngoài hay còn được gọi là "Đơn vị vận động Khách tham quan” (“Visitors Promoter“) đưa mỗi đoàn với số lượng tối thiểu là 15 khách tham quan Triển lãm thương mại đến Thái Lan. Chương trình này phục vụ các mục tiêu sau:
1) Tăng lượng khách thương mại đến tham quan các triển lãm được tổ chức tại Thái Lan
2) Cải thiện và nâng cao chất lượng triển lãm về quy mô và tiêu chuẩn quốc tế
Chương trình dành cho các tổ chức/đơn vị:
1) Các Hiệp hội ngành hàng (trong và ngoài nước)
2) Các phòng Thương mại
3) Các công ty lữ hành du lịch
Các tổ chức/đơn vị trên từ đây được gọi là những “Đơn vị vận động Khách tham quan” (“Visitors Promoter”).
Chương trình hướng đến các quốc gia:
1) Các quốc gia thuộc Khu vực ASEAN (Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á)
2) Trung Quốc (bao gồm cả Đài Loan và Hồng Kông), Hàn Quốc và Nhật Bản
3) Ấn độ, New Zealand và Úc
*Các quốc gia thuộc khu vực ASEAN: Brunei Darussalam, Campuchia, Indonesia, Lào, Malaysia, Myanmar, Philipines, Singapore, Việt Nam.
Hỗ trợ
“Đơn vị vận động Khách tham quan” (“Visitors Promoter”) sẽ được hỗ trợ 100 USD (một trăm Đô la Mỹ) cho mỗi khách tham quan thương mại lưu lại Thái Lan ít nhất 3 ngày/2đêm.
Tiêu chuẩn và những giới hạn:
Đối với một triển lãm, lượng khách tham quan không vượt quá 500 người, được phân bổ như sau:
- Đối với các quốc gia Đông Nam Á: không vượt quá 100 người/một triển lãm/một nước.
- Đối với Trung Quốc và Ấn Độ: không vượt quá 50 người/một triển lãm/một nước.
* Ghi chú:
- Khách tham quan thương mại phải đến Thái Lan bằng đường hàng không. Các phương tiện đi lại khác chỉ được chấp nhận nếu xuất trình được con dấu xuất nhập cảnh khi có yêu cầu.
- Chương trình này sẽ không được áp dụng đối với hướng dẫn viên du lịch.
Thủ tục đăng ký nhận hỗ trợ:
Đăng ký trước triển lãm:
1. Những đơn vị muốn nhận hỗ trợ từ chương trình phải đăng ký bằng cách điền đầy đủ thông tin vào mẫu đăng ký "Request for Support visitor form" (RFS_V) và gửi lại cho TCEB chậm nhất 3 tuần trước ngày diễn ra triển lãm kèm cùng với danh sách đoàn khách tham quan và các thông tin, tài liệu sau:
- Tóm tắt ngắn gọn thông tin của từng khách tham quan.
- Bản ghi chép hành trình chuyến đi.
- Giấy phép/Đăng ký kinh doanh (đối với các công ty du lịch).
(Ghi chú: TCEB được phép kiểm tra bất kì thông tin khách tham quan nào trong danh sách đã cung cấp)
2. TCEB sẽ xem xét yêu cầu trợ cấp và hoàn trả mẫu đăng kí kèm theo “Thư xác nhận hỗ trợ” (Initial Support Confirmation letter) cho đơn vị vận động khách tham quan.
3. Trước 2 ngày diễn ra triển lãm TCEB sẽ không chấp nhận bất cứ sự thay đổi nào về danh sách khách tham quan.
Trong quá trình diễn ra triển lãm:
4. Hướng dẫn đoàn khách đăng kí tại triển lãm theo đúng những thông tin trong mẫu đăng kí.
*Ghi chú: Chỉ chấp nhận đăng kí theo nhóm, không chấp nhận việc đăng kí riêng lẻ.
Sau triển lãm:
5. Xuất trình bản gốc vé máy bay, thẻ lên máy bay, bản copy hộ chiếu có con dấu nhập cảnh, thẻ ra vào triển lãm (dựa theo những thông tin trong mẫu đăng ký), bản tóm tắt đăng ký khách sạn của các khách tham quan với bản sao “Thư xác nhận hỗ trợ” và bản gốc mẫu đăng ký (URFS_V form).
*Ghi chú: Trong trường hợp mất vé hay thẻ lên máy bay thì có thể thay thế bằng bản sao trang đầu của hộ chiếu và con dấu nhập cảnh.
6. TCEB sẽ xem xét những bằng chứng, tài liệu xuất trình và gửi “Thư xác nhận số tiền hỗ trợ thực lãnh” (Actual Cash incentive Confirmation Letter) cho các đơn vị vận động khách tham quan.
7. Các đơn vị vận động khách tham quan sẽ gửi bản gốc hóa đơn cho TCEB dựa trên số tiền trợ cấp đã được xác nhận (hóa đơn phát hành cho “Thailand Convention & Exhibition Bureau”)
8. Quá trình hoàn tiền trợ cấp cho các đơn vị vận động khách tham quan sẽ được thực hiện trong khoảng thời gian là 30 ngày sau khi TCEB nhận đầy đủ hóa đơn gốc và tất cả các bằng chứng và tài liệu cần thiết liên quan.
Ghi chú:
- TCEB được phép thay đổi hay điều chỉnh quá trình kế hoạch xúc tiến sao cho phù hợp nhất và sẽ thông báo trước cho các đơn vị vận động khách tham quan nếu có thay đổi.
- Các đơn vị vận động khách tham quan bắt buộc phải xác nhận những điều khoản về việc xúc tiến khách tham quan trước khi đăng kí nhận trợ cấp từ TCEB.
- Trong trường hợp các đơn vị vận động khách tham quan không chấp hành đúng theo những điều khoản quy định thì TCEB được phép đơn phương chấm dứttrợ cấp dành cho đơn vị đó.
- Các đơn vị vận động khách tham quan bắt buộc phải cung cấp đầy đủ thông tin khách tham quan như đã trình bày trong mẫu đăng ký (RFS_V form).
- TCEB chỉ trợ cấp cho đoàn khách tham quan có từ 15 người trở lên.
- Trong trường hợp thay đổi số lượng khách tham quan thì các đơn vị vận động khách tham quan phải thông báo cho TCEB trước ngày diễn ra triển lãm, nếu không TCEB sẽ trợ cấp dựa trên danh sách đăng kí ban đầu.
- Tên của khách tham quan không được trùng lắp với nhau và TCEB sẽ trợ cấp theo nguyên tắc ưu tiên người đăng ký trước.
- Tiến trình hoàn tất hồ sơ phải được thực hiện trong khoảng thời gian là 45 ngày để có thể nhận được hỗ trợ từ TCEB.
Để đăng ký tham gia hoặc biết thêm chi tiết, xin vui lòng liên hệ:
Văn phòng đại diện TCEB tại Việt Nam
Công ty TNHH MTV Dịch vụ Quảng cáo và Triển lãm Minh Vi (VEAS)
50 Văn Chung, Phường 13, Quận Tân Bình, Tp. HCM, Vietnam
Tel: (84-8) 38 42 77 55 - TP HCM hoặc: (84-4) 38 361434 - VP Hà Nội
(Nguồn: itpc.hochiminhcity.gov.vn)