① Business card (bao gồm tên công ty, địa chỉ, họ tên, số điện thoại và số fax có cả code nước, địa chỉ e-mail, địa chỉ trang Web, tất cả bằng tiếng Anh).

 ② Tài liệu giới thiệu công ty bằng tiếng Anh (tốt nhất bạn nên giới thiệu bằng Power-point trong đĩa DVD. Bạn có thể phát đĩa DVD tại quầy của công ty mình cho những khách hàng tiền năng. Có thể người ta sẽ hỏi bạn về năm thành lập công ty, vốn, vốn trong nước hay vốn từ nước ngoài, doanh thu, kinh nghiệm và thành tích xuất khẩu sang Nhật Bản, tên công ty Nhật Bản mà bạn đang xuất hàng).

③ Catalogue sản phẩm, ảnh sản phẩm của công ty (bằng tiếng Anh).

④ Bảng giá xuất khẩu (cần mô tả rõ điều kiện thương mại, nên theo điều kiện FOB cảng nước người Bán  hoặc CNF cảng Nhật Bản  thì người nhập khẩu Nhật bản thích hơn).

⑤ Bảng liệt kê thành phần và thời hạn sử dụng của sản phẩm đối với hàng thực phẩm và đồ uống (nếu có nước xuất xứ của từng thành phần và tài liệu xác nhận điều kiện sử dụng của các hoá chất nông nghiệp đối với từng thành phần thì tốt hơn).

⑥ Đối với hàng thực phẩm đồ uống cần có tài liệu về qui trình chế biến (mô tả phương pháp cụ thể để tránh nhiễm khuẩn, thời gian và nhiệt độ tiệt trùng. Sẽ rất có sức thuyết phục nếu bạn có đĩa DVD giới thiệu toàn bộ quang cảnh sản xuất, dây chuyền sản xuất bên trong nhà máy và qui trình chế biến sản phẩm).

⑦ Tài liệu giải thích sự phù hợp của vật liệu đóng gói đối với hàng thực phẩm và đồ uống (palet nhựa hoặc gỗ có dấu khử trùng quốc tế).

⑧ Những thông tin nói về khả năng bị dị ứng đối với nguyên liệu thô của thành phần ( đối với hàng thực phẩm và đồ uống).

⑨ Bảng kê vật liệu bao bì (đặc biệt là về nhựa như PET và PP).

⑩ Bảng kê thương hiệu - Brand name cho thị trường Nhật bản, Giấy xác nhận tình trạng đăng ký cho từng thương hiệu tại Nhật bản.

⑪ Các chứng nhận, chứng chỉ  đạt chất lượng quốc tế như ISO, BRC, HACCP ( đối với hàng thực phẩm và đồ uống).

Các tài liệu trên sẽ giúp bạn tự tin khi giao tiếp với khách hàng Nhật Bản và tăng thêm sự tin cậy của khách hàng đối với các sản phẩm của công ty bạn./.