Để có thể xuất khẩu hàng hóa của ta vào các thị trường mới như Chi Lê nói riêng và và các nước Nam Mỹ nói chung, việc khởi đầu giao dịch với khách hàng nước ngoài là một nghệ thuật, quyết định sự thành công hay thất bại cho các doanh nghiệp của Việt Nam.
Thương vụ Việt nam tại Chi Lê tổng kết một số trường hợp đã xẩy ra trong thời gian qua, giúp các anh chị Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc doanh nghiệp Việt nam có thể xem lại việc giao dịch của doanh nghiệp mình:
1) Người ký tên giao dịch lần đầu: Các anh chị Lãnh đạo doanh nghiệp nên ký tên gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị/Tổng Giám đốc/Giám đốc doanh nghiệp Chi Lê. Khi thiết lập mối quan hệ, doanh nghiệp Chi Lê rất chú ý đối tác ký tên giao dịch là ai. Các anh chị có thể thông báo trong thư giao dịch cho bạn biết sau này sẽ uỷ quyền cho Trưởng phòng/Phó phòng hoặc nhân viên A, B, C v.v…của mình giao dịch với họ, để họ cử cấp giao dịch tương đương.
Một dẫn chứng cụ thể, trong tháng 10 năm 2005, ông Lui Forno Bici, Giám đốc công ty RECEXTER LTDA CHILE, khi đến Thương vụ làm việc đã nói: “Tôi muốn người đầu tiên tiếp xúc với các Ngài, cũng như các doanh nghiệp đối tác của chúng tôi phải là phải là tôi (Giám đốc), sau đó mới đến nhân viên. Trong giao dịch đối ngoại chúng tôi rất chú trọng điều này”.
Trong thực tế thời gian qua, khi các doanh nghiệp Chi Lê giao dịch với các doanh nghiệp của Việt nam, hầu hết các thư điện tử (email) đều ghi tên người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc, hoặc chủ doanh nghiệp), các e-mail này phía bạn đồng gửi (c/c) cho Thương vụ. Trong khi đó, rất ít các e-mail giao dịch của doanh nghiệp Việt Nam ghi tên Lãnh đạo doanh nghiệp, hầu hết lại do nhân viên gửi trực tiếp cho Tổng Giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp Chi Lê! Thông thường các giao dịch như vậy, Giám đốc doanh nghiệp Chi Lê ít chú ý, hoặc không trả lời, vì cho rằng đối tác chưa thực sự quan tâm đến họ, hoặc không tôn trọng họ.
2) Hình thức giao dịch lần đầu: Các doanh nghiệp Chi Lê rất chú trọng đến chữ ký của người đứng đầu của đối tác và con dấu trong thư giao dịch. Nếu các đối tác lần đầu thiết lập mối quan hệ bằng email, sẽ ít được chú ý so với hình thức gửi bằng thư thông thường (letter), hoặc gửi qua fax. Do hàng ngày họ nhận được rất nhiều email, chưa tính đến các thư rác (spam). Nếu doanh nghiệp của ta lần đầu giao dịch bằng email, họ chưa biết đối tác là ai, nên thường hay bỏ qua các email này không đọc. Việc giao dịch bằng email rất tiện lợi và nhanh chóng, nhưng trên cơ sở các anh chị đã xác lập được mối quan hệ với họ, thông thường nên giao dịch từ lần thứ hai trở đi.
3) Giao dịch trực tiếp với doanh nghiệp Chi Lê: Nếu các doanh nghiệp Việt nam khi được các Thương vụ giới thiệu, hoặc đã có địa chỉ của doanh nghiệp Chi Lê, các anh chị Lãnh đạo doanh nghiệp nên chỉ đạo nhân viên thảo thư hoặc email, duyệt nội dung, để gửi trực tiếp cho đối tác Chi Lê theo phân cấp. Thông thường các Doanh nghiệp Chi Lê rất thích các doanh nghiệp của ta giao dịch trực tiếp với họ, không muốn nhờ bên thứ ba hỏi hộ những vấn đề mà hai bên có thể tự liên hệ được với nhau.
4) Website của doanh nghiệp: Doanh nghiệp Chi Lê rất chú ý đến website của các đối tác, họ muốn xem hàng hoá qua ảnh trước khi giao dịch chính thức với doanh nghiệp của các anh chị. Trong thời gian qua, một số doanh nghiệp của ta khi gửi e-mail cho các doanh nghiệp Chi Lê, chỉ giới thiệu chung chung: “Doanh nghiệp của chúng tôi có thể xuất khẩu các mặt hàng A, B, C v.v…với kim ngạch rất cao vào các thị trường D, E, F v.v…Doanh nghiệp chúng tôi rất có uy tín trên thị trường quốc tế cũng như Việt nam…”. Khi doanh nghiệp Chi Lê không thấy doanh nghiệp của ta có trang web, họ coi doanh nghiệp của các anh chị không phải là doanh nghiệp có uy tín, hoặc chỉ là doanh nghiệp “MÔI GIỚI – BROKER”. Các doanh nghiệp như vậy, sẽ ít có cơ hội kinh doanh thành công tại thị trường Chi Lê nói riêng, hoặc các thị trường khác trên Thế giới.
5) Mẫu hàng: Với những hàng hoá thông dụng, doanh nghiệp Chi Lê và Nam Mỹ đặc biệt quan tâm đến mẫu hàng. Nếu đối tác sau khi chào giá và gửi cho họ mẫu hàng, khả năng giao dịch thành công sẽ cao hơn, so với việc không gửi mẫu. Với những mẫu hàng có trị giá không cao, các doanh nghiệp của ta có thể không tính giá trị tiền hàng, nhưng yêu cầu doanh nghiệp bạn chịu tiền cước phí gửi hàng. Hiện nay một số hãng dịch vụ vận chuyển hàng không (ví dụ DHL) chấp nhận dịch vụ thu cước sau (Collect) của người nhận hàng.
Trên đây là một số kinh nghiệm trong giao dịch đối ngoại với các doanh nghiệp Chi Lê. Thông tin về thị trường Chi Lê, các anh chị có thể truy cập website của Bộ Công Thương: www.thitruongnuocngoai.vn
Hoàng Tuấn Việt
Tham tán Thương mại
Thương vụ Việt Nam tại Chi Lê
Trade Office, Embassy of Vietnam in Chile
Add: Eliodoro Yañez # 2887, Providencia, Santiago, Chile
Tel: (+56- 2) 232 1135 & (+56-2) 232 1394 - Fax: (+56-2) 334 1159
Email: cl@moit.gov.vn & vietradeinchile@gmail.com
Website: www.vietradeinchile.com
(Thương vụ Việt Nam tại Chilê)
Nguồn:Vinanet