Để tìm kiếm được nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu cần giới thiệu mình với một cách thức cụ thể và nhanh chóng. Thông tin về mình và sản phẩm cần đầy đủ như: ảnh chụp, giá cả, qui cách kỹ thuật, chứng nhận về sản phẩm mới nhất… và địa chỉ, E-mail liên hệ. Giới kinh doanh Canada thường coi trọng việc giao dịch qua E-mail vì họ luôn cho rằng E-mail là công cụ hữu hiệu bởi vì nó có thể đánh giá ngay được phản ứng của đối tác trong quan hệ buôn bán, đặc biệt là mức độ quan tâm của đối tác đến sản phẩm cụ thể đang được chào bán. Các nhà nhập khẩu Canada rất để ý tới việc tham dự các hội chợ thương mại trong nước hoặc vùng lân cận, tại đó họ có thể gặp được các nhà xuất khẩu tiềm năng. Các nhà nhập khẩu và một số nhà bán lẻ Canada thông thường tối thiểu đi thăm thị trường nước ngoài và nhà cung cấp mỗi năm một lần. Các chuyến đi này thường gắn với việc tham dự hội chợ. Trường hợp không tham dự được hội chợ, nhà xuất khẩu có thể liên hệ với ban tổ chức để có được các ấn phẩm của các công ty tham gia hội chợ, phần nhiều cũng là nhà nhập khẩu. Nhà xuất khẩu cũng có thể liên hệ qua cơ quan đại diện thương mại của Canada tại Việt Nam – TP. HCM hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài - Thương vụ Việt Nam tại Canada.

Các nhà nhập khẩu hàng dệt may Canada thường tham dự hội chợ thương mại ở châu Âu. Hội chợ về hàng may mặc, đồ đạc trong nhà, mốt như: The Canadian Bed, Bath and Linen show, the International Kitchen and Bath Expro, the International Interior Design Exposition (IIDEX), Hat Salon International du Design d’interieur de Montreal (SIDIM) đều có liên quan đến hàng dệt may. Cuốn Danh mục các Hội chợ Dệt may Canada đề cập đến 400 hội chợ thương mại về hàng dệt may ở Canada, Mỹ và Mê-hi-cô, được liệt kê theo nhóm hàng may mặc cho đàn ông, phụ nữ, trẻ em và đồ thể thao. Danh mục cũng liệt kê những hội chợ/triển lãm về công nghệ của ngành.
Hầu hết các nhà nhập khẩu hoặc đại lý của Canada đều có tập quán đến thăm cơ sở sản xuất của nhà cung cấp để thấy rõ chất lượng thiết bị, công nghệ và sản phẩm, đánh giá năng lực của nhà cung cấp, trên cơ sở đó xây dựng chiến lược khách hàng. Họ đánh giá rất cao việc nhà cung cấp duy trì mối quan hệ tốt trong suốt quá trình bán hàng và sau bán hàng. Nhà xuất khẩu cần lưu ý rằng thị trường may mặc Canada có quy mô chỉ bằng 10% thị trường Mỹ và do đó có thể đáp ứng các đơn hàng lớn. Nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu thường giao dịch dựa trên cơ sở mẫu hàng, do vậy các mẫu hàng cần phải tuân thủ đúng qui định và tiêu chuẩn* của Canada về: an toàn, độ bền, trọng lượng, chất liệu, chất lượng. Nhà nhập khẩu thường sử dụng mẫu hàng để tạo sự chú ý của nhà bán buôn và bán lẻ.

Giá thường được chào theo điều kiện F.O.B, bao gồm cả bao gói hoặc C.I.F. Thanh toán thường dùng hình thức L/C kèm giấy chứng nhận kiểm tra hàng hóa hoặc hình thức CAD, tuy nhiên phần lớn các nhà nhập khẩu Canada thích hình thức tín dụng 60 ngày. Khi đã có mối quan hệ kinh doanh tốt, hình thức thanh toán bằng mở tài khoản cũng có thể được sử dụng để tiết kiệm chi phí cho hai bên. Nói chung, hình thức thanh toán không cứng nhắc một khi mối quan hệ đã được thiết lập trên cơ sở niềm tin.

* Theo Luật về các sản phẩm độc hại, tất cả các mặt hàng dệt tiêu dùng phải đạt tiêu chuẩn cháy tối thiểu, nếu không sẽ không được bán, quảng cáo hay nhập khẩu vào Canada.

Những điểm nhà nhập khẩu thường đề cập khi thương lượng với nhà sản xuất
Sản phẩm	Dịch vụ
·        bao gói ·        khuôn khổ logo ·        quy mô của dòng sản phẩm ·        chất lượng ·        khung giá ·        đặc thù của sản phẩm ·        đặc thù của quốc gia ·        thỏa thuận đặc biệt	·        khả năng cung ứng hiện tại của sản  phẩm ·        hàng sẵn sàng giao ngay đợt đầu ·        hàng sẵn sàng giao đợt  tiếp theo ·        sản phẩm thay thế ·        giao hàng toàn bộ hay từng phần ·        sửa đổi đơn hàng ·        độ tin cậy của tuyến vận tải sang Canada

Hàng may mặc nhập khẩu vào Canada phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về các thông số như: độ cháy (đặc biệt đối với quần áo trẻ em), độ dai và sức bền. Trong nhiều trường hợp, nhà nhập khẩu có thể có yêu cầu riêng đối với hàng dệt nhập khẩu (ví dụ: khả năng chống co, mất màu, khả năng chống bám bụi và vệ sinh). Canada có một hệ thống kích cỡ tiêu chuẩn*, hệ thống này dựa trên số đo thực tế và bao gồm cả kích cỡ thông thường. Khổ vải dùng cho cắt may gia đình thông thường là 115cm và 150cm. Đối với hàng dùng cho công nghiệp và bọc nệm, khổ rộng hơn, tùy theo yêu cầu của sản xuất.

Ở Canada đang có xu hướng dán nhãn hàng hóa riêng (hay còn gọi là phương pháp tiếp thị cá biệt hóa sản phẩm) vì có thể đạt được mức lợi nhuận cao hơn và đưa đến cho người tiêu dùng sản phẩm mà họ cần. Xu hướng này đặc biệt mạnh đối với các nhà bán lẻ lớn, nơi mà có đến 10% cho đến 50% hàng may mặc là nhãn riêng. Ở đây nhà cung cấp phải tuân thủ nghiêm ngặt yêu cầu về màu sắc, sợi, kiểu dáng, kích cỡ, chất lượng, dán nhãn, giá cả…Các cửa hàng thường đặt hàng dán nhãn riêng rất sớm, từ trước khi vào vụ hoặc thông qua nhà cung cấp lớn nổi tiếng hoặc đại lý hay văn phòng đại diện của họ. Nhà xuất khẩu cần kiểm tra kỹ với nhà nhập khẩu về qui cách và tất cả những gì được phép trước khi bắt tay vào sản xuất cho thị trường Canada.

Để kích cầu, hoạt động khuyến mại bán lẻ (đặc biệt thông qua hệ thống cửa hàng may mặc chuyên biệt) ngày càng tăng. Khi người tiêu dùng trở nên nhạy cảm với giá cả hơn thì người bán lẻ phải giảm giá thành kinh doanh, thường phần thiệt thuộc về nhà sản xuất. Bên cạnh đó, người bán lẻ còn đưa ra mức giảm giá (chiết khấu) để lôi kéo khách hàng. Kết quả là cả người bán lẻ và nhà sản xuất chỉ tạo được mức lãi tối thiểu. Để tăng mức lãi, nhà bán lẻ phải tăng mức nhập khẩu và chương trình nhãn mác riêng của mình.

* Các nhà sản xuất không bắt buộc phải tuân thủ số đo kích cỡ cụ thể hay mã số đo cụ thể. Dữ liệu về số đo cơ thể phụ nữ, trẻ em, người lớn có thể có được từ tổng cục thống kê Canada.

Nhà xuất khẩu có thể phải chịu mức bồi hoàn nhất định nếu chất lượng sản phẩm thấp, hư hại trước hoặc trong khi vận chuyển hoặc do giao chậm. Nhà xuất khẩu có thể đưa ra các điều khoản đặc biệt cho phép nhà xuất khẩu chuyển phần chi phí lưu kho hay tồn kho sang người bán lẻ, các đơn hàng lớn thường đi kèm điều khoản này.

Hàng quần áo cung cấp nội địa khi vận chuyển thường được treo trên mắc hoặc được gói lại và bọc riêng trong túi nhựa, một số mặt hàng được đóng gói trong hộp để trưng bày ở cửa hiệu. Bao gói bán lẻ lôi cuốn, hấp dẫn và thích hợp là yếu tố rất quan trọng, nhà xuất khẩu cần tham vấn nhà nhập khẩu Canada để có được hình thức bao gói phù hợp và hấp dẫn. Bao gói có tính sáng tạo sẽ làm cho sản phẩm hấp dẫn hơn, đặc biệt khi nó được dùng làm quà tặng.

Bao gói bên ngoài: Nhà xuất khẩu nên có một trật tự ổn định về bao bì và kích cỡ bao bì. Ký mã hiệu vận tải trên bao bì phải đảm bảo đúng theo qui định quốc tế, chính xác và rõ ràng. Các bao/hộp phải được đóng dấu hoặc in rõ ràng trên một mặt với tất cả ký mã hiệu và bằng mực không phai. Bao gói nên dùng vật liệu là loại có thể tái sinh để giải quyết vấn đề môi trường. Bao gói dưới mức tiêu chuẩn có thể gây hại cho sản phẩm và gây ra các vấn đề cho nhà nhập khẩu như: thanh lý chuyến hàng, tiếp thị hàng hóa… Để ngăn chặn sự phá hoại từ bên ngoài của các loại côn trùng, tất cả các chất liệu gỗ được sử dụng làm pallet, đóng thùng phải được xử lý bằng nhiệt, khử trùng hay hóa chất bảo quản. Tất cả các lô hàng có thùng gỗ tự nhiên (dùng làm bao bì) đều phải có giấy chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu, xác nhận gỗ đã qua xử lý theo qui định. Những chuyến hàng không đáp ứng các yêu cầu này có thể bị bắt giữ hoặc từ chối thông quan vào Canada.

Nhãn hàng nhập khẩu phải tuân thủ các tiêu chuẩn của Canada. Nhà xuất khẩu cần tham vấn với nhà nhập khẩu trước khi cho in nhãn mác. Nếu có yêu cầu nào trong quy định về nhãn mác bị thiếu, hàng hóa sẽ không được đem ra bán. Việc thay đổi hay đính thêm nhãn mác rất mất thời gian và chi phí cho việc này cũng không phải là ít. Tất cả mặt hàng dệt may được tiêu thụ ở Canada phải tuân thủ các quy định và Luật về Dán nhãn Dệt may Canada. Hàng lẻ và sợi mỏng bán lẻ đòi hỏi dán nhãn tại nơi bán. Tuy nhiên, nhãn không cần cố định. Nhãn phải đáp ứng được một số các câu hỏi cơ bản sau:

· Hàng được sản xuất ở đâu? (Made in…)

· Ai sản xuất (tên công ty và địa chỉ và/hoặc số hiệu nhà kinh doanh)

· Sản xuất bằng chất liệu gì? Bất kỳ loại sợi nào trên 5% trong sản phẩm đều phải liệt kê bằng tiếng Anh và tiếng Pháp, liệt kê theo trình tự tỷ lệ sợi. Có các cụm từ và thuật ngữ tiêu chuẩn để diễn tả loại sợi.

· Chăm sóc sản phẩm như thế nào? Điều này không bắt buộc, tuy nhiên nên có. Nó hữu ích cho cả nhà sản xuất, người tiêu dùng và cơ sở giặt là. Hệ thống chỉ dẫn hay ký hiệu chăm sóc sợi được quốc tế thừa nhận là công cụ hữu ích giải quyết vấn đề này. Phần lớn người Canada rất quen thuộc với hệ thống ký hiệu cho giặt, tẩy, sấy, giặt khô…được in trên nhãn mác.

Nhãn mác có thể mang nhiều hình thức, chẳng hạn:

· Nhãn mác in sẵn hoặc dệt và được may trên một cạnh phẳng;

· In thông tin bắt buộc trên bao gói, bao bì hay thùng chứa;

· In rõ thông tin bắt buộc trên mặt hàng;

· Nhãn in được gắn bằng băng dính hoặc được đính vào sản phẩm bằng cách nào đó (thí dụ: sticker, nhãn treo (hang tag). Nhãn treo thích hợp khi sản phẩm có giá trị gia tăng, thí dụ để nhấn mạnh rằng đây là hàng may 100% lụa, làm thủ công hay thêu đặc thù từ một nhà may nổi tiếng/có danh hiệu hay có một truyền thống lâu năm;

· Nhãn mác lâu bền: Phải làm từ chất liệu có thể duy trì được ít nhất 10 lần giặt là. Sản phẩm này thường là: áo jacket, áo khoác, áo khoác ngoài, quần, quần mặc trong nhà, bộ đồ, quần áo lao động, áo sơ mi, áo blouse, áo len chui đầu, váy, quần áo thể thao, áo đầm, áo choàng ngắn không tay, áo choàng mặc trước và sau khi tắm, bộ y phục áo liền quần…

· Nhãn mác không lâu bền: bao gồm nhãn treo, sticker và giấy gói. Mặt hàng dệt tiêu dùng đòi hỏi nhãn mác không lâu bền gồm: quần áo lót, áo lót phụ nữ, quần áo ngủ, quần áo bơi, khăn, khăn trải bàn, găng tay, khăn choàng, khăn quàng cổ…

Thông thường nhãn mác do nhà nhập khẩu Canada cung cấp cho nhà sản xuất. Hàng may mặc có nhãn mác thiếu hoặc không đúng đều không thể được nhập khẩu vào Canada, ngoại trừ trường hợp hàng được đóng nhãn tại Canada. Trong trường hợp này, cơ quan kiểm tra Canada phải được thông báo tại thời điểm hoặc trước khi nhập khẩu về tất cả các chi tiết: số lượng và nội dung lô hàng nhập khẩu, ngày, cảng nhập và địa chỉ ở Canada của cơ sở mà tại đó hàng được đóng nhãn mác.

Khu vực thị trường chính của Canada là các thành phố lớn: Toronto, Montreal và Vancouver. Việc gom hàng tới các thành phố này là đặc điểm chung của hệ thống phân phối của Canada. Do vậy, nhà xuất khẩu đặt đại diện với mục tiêu xúc tiến bán hàng hoặc khai thác thị trường ở những nơi này là hoàn toàn hợp lý. Cũng như các mặt hàng khác, hàng may mặc thường được nhập khẩu bởi các nhà bán buôn, các siêu thị, nhà kinh doanh qua bưu điện, nhà bán lẻ hàng chuyên dụng. Đại lý của các nhà sản xuất đóng một vai trò quan trọng trong việc nhập khẩu và phân phối hàng tại Canada. Nhà bán lẻ ở Canada (Sears, Wal-Mart, The Bay, Zellers, Winners, Moore’s, Marks W.W, The Gap, Costco/Price Club, Reitmans…) thường tìm hàng qua các nguồn: Hội chợ, đại diện, tạp chí chuyên ngành, từ những nhà bán lẻ khác và truy cập vào các trang Web.

Cửa hàng bán lẻ: Các cửa hàng may đặc thù chiếm khoảng 34% thị phần của tổng doanh thu bán lẻ ở Canada, cao hơn ở Mỹ, nơi mà hầu hết doanh thu có được là qua các cửa hàng tổng hợp và chiết khấu. Cửa hàng bán lẻ khác nhau về qui mô và tính đặc thù, từ cửa hàng tổng hợp lớn cho đến các cửa hàng độc lập nhỏ với khoảng từ 1 đến 4 quầy bán lẻ. Holt Renfrew và Les Ailes de la Mode là những hệ thống cửa hàng tổng hợp, trong khi

Sears Canada và Hudson’s Bay Company (The Bay’) là thí dụ điển hình của hệ thống cửa hàng trung lưu. Hệ thống cửa hàng chiết khấu như Zellers và Wal-Mart cũng là những nhà tiếp thị đại trà, còn các hệ thống cửa hàng kiểu’big box’ như Costco và Winners bán hàng may mặc với số lượng lớn. Đối với những mặt hàng đã có thương hiệu, người tiêu dùng có thể mua hàng qua điện thoại, internet, đặt hàng dựa trên catalog.

Nhà nhập khẩu và đại lý: Theo tập quán thông thường, nhà xuất khẩu có thể yêu cầu nhà nhập khẩu hoặc đại lý phải cung cấp những thông tin cần thiết để tham khảo trước khi làm việc với một nhà nhập khẩu mới. Điều này giúp tránh được những vấn đề có thể xảy ra trong tương lai. Nhà nhập khẩu và đại lý hiện chiếm phần lớn hàng nhập khẩu vào Canada và thường sẵn sàng chấp nhận rủi ro khi làm việc với một nhà cung cấp mới. Cũng như nhà cung cấp, nhà nhập khẩu cũng thường xuyên yêu cầu cung cấp các thông tin tham khảo để biết được kinh nghiệm xuất khẩu của nhà cung cấp, năng lực tài chính. Danh mục các đại lý được đăng trên tạp chí Annual Buyer’s Guide of Style magazine.

Nhà tiêu dùng công nghiệp: Một nhóm quan trọng các nhà tiêu dùng công nghiệp - những công ty nhuộm, in…, hoàn thiện hay chuyển đổi hàng để bán cho các nhà sản xuất dệt may. Những công ty này có thể đáp ứng liên tục nhu cầu thay đổi của thị trường thời trang trong nước vì họ chuyển đổi sợi nền theo các yêu cầu của khách hàng. Đây là phân đoạn thị trường “ẩn” của ngành dệt Canada.

Canada áp đặt hạn ngạch dệt may đối với một số nước trên một số chủng loại sản phẩm như: quần áo ngoài mùa đông, đồ jeans, áo sơ mi, quần áo ngủ và một số quần áo thể thao. Một số loại sợi cũng bị quản lý hạn ngạch như: sợi nylon, polyester, cotton, len, sợi dệt to, sợi dày, sợi nhân tạo rayon, vải nhung sọc. Từ ngày 1/1/2005, Canada chính thức bãi bỏ hạn ngạch dệt may cho các nước thành viên WTO.

Hệ thống hạn ngạch này đang được thay dần bằng hệ thống thuế quan. Mức thuế chi tiết áp dụng cho từng sản phẩm cụ thể, của mỗi quốc gia có thể tìm thấy trên trang Web của Cơ quan Dịch vụ biên giới Canada (www.cbsa-asfc.gc.ca/menu-e.html). Tại trang Web này, cũng có những thông tin về qui tắc xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ, qui định liên quan đến các hiệp định thương mại tự do mà Canada ký kết, chế độ thuế quan MFN, GPT, LDCT (thuế quan dành cho các nước kém phát triển nhất – www.apparel.ca).

Những qui định chính ảnh hưởng đến kinh doanh ngành hàng dệt may bao gồm: Luật về Dán nhãn và Quảng cáo hàng dệt may và Luật thuế hải quan. Ngoài ra, chất liệu sợi dùng trong quần áo trẻ em cần tuân thủ qui định về độ cháy. Các sản phẩm làm từ da các loài động vật có nguy cơ tuyệt chủng chỉ có thể nhập khẩu vào Canada trong điều kiện đặc biệt.