Một bộ hồ sơ C/O gồm các chứng từ sau:
1. Ðơn đề nghị cấp C/O (1 bản, theo mẫu)
2. Mẫu C/O đã kê khai hoàn chỉnh có tối thiểu 4 bản (1 bản chính và 1 bản copy doanh nghiệp chuyển khách hàng, 1 bản copy C/O lưu tại công ty, 1 bản copy lưu tại VCCI.
3. Các chứng từ xuất khẩu (chứng minh hàng xuất khẩu từ Việt Nam)
1. Commercial Invoice
2. Tờ khai hải quan hàng xuất (bản sao y) kèm bản gốc để đối chiếu
3. Vận tải đơn (bản sao y) kèm bản gốc để đối chiếu
4. Các chứng từ để chứng minh nguồn gốc xuất xứ Việt Nam, từng trường hợp cụ thể:
+ Hóa đơn thu mua nguyên liệu trong nước hoặc cam kết về nguồn gốc nguyên liệu để sản xuất lô hàng xuất khẩu.
+ Cam kết của người sản xuất trường hợp người xuất khẩu không trực tiếp sản xuất.
+ TKHQ hàng nhập khẩu trường hợp lô hàng có sử dụng nguyên liệu nhập khẩu, hàng tạm nhập tái xuất, hàng gia công…
+ Bảng định mức nguyên phụ liệu với hải quan
+ Quy trình sản xuất tóm tắt để chứng minh các công đoạn sản xuất tại Việt Nam
+ Trường hợp cần thể hiện các thông tin chi tiết như ngày sản xuất, hạn sử dụng, tên nhà sản xuất, chất phóng xạ thì các thông tin này phải có xác nhận của cơ quan chuyên ngành.
Lưu ý: cần phải khai báo chính xác trên tất cả các chứng từ, khai báo trên mẫu C/O phải đánh máy vi tính, tất cả các chứng từ đơn xin C/O, mẫu C/O, Commercial inv phải được ký trực tiếp và đóng dấu của công ty.
Lưu trữ: Hồ sơ C/O doanh nghiệp phải lưu đầy đủ (ít nhất như bộ đã nộp tại VCCI) trong thời gian tối thiểu 5 năm, và phải lưu bản C/O copy mộc đỏ do VCCI cấp.
Đối với doanh nghiệp lần đầu liên hệ cấp C/O cần:
1. Lập hồ sơ thương nhân (theo mẫu);
2. Đăng ký mẫu dấu và chữ ký của người có thẩm quyền ký trên C/O;
3. Nộp bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (công chứng);
Giấy chứng nhận mã số thuế (công chứng).
*Những lưu ý khi khai báo C.O Trực tuyến COVCCI.COM.VN
-Trình duyệt web (nên sử dụng trình duyệt Internet Explorer – IE phiên bản 6.0 trở lên, thường được cài mặc định với hệ điều hành windows XP
-Doanh nghiệp nên khai báo công ty nhập khẩu trước khi tiến hành kê khai đơn.
-Khi in đơn và form lần đầu cần cài đặt ActiveX Control phục vụ cho việc hiển thị báo cáo. Yêu cầu cài đặt này nằm dưới thanh địa chỉ (Chọn phải chuột vào vùng đó và cài đặt) hoặc hiển thị cửa sổ.
-Những nội dung nhập nên để tiếng Việt không dấu. Các Công ty xuất khẩu có thể sửa lại thông tin về công ty mình sau khi login nhằm khắc phục những sai xót về dấu hoặc thay đổi địa chỉ, tên công ty.
-Trường hợp Doanh nghiệp quên mật khẩu xin gửi vào mục hỏi đáp với tiêu đề "quên mật khẩu".
Nguồn:Vinanet