Để có thể xuất khẩu hàng hóa của Việt Nam vào các thị trường mới như Chi Lê nói riêng và các nước khác trên thế giới nói chung, việc khởi đầu giao dịch với khách hàng nước ngoài là một nghệ thuật, quyết định sự thành công hay thất bại cho các doanh nghiệp của ta.
Thương vụ Việt nam tại Chi Lê tổng kết 5 trường hợp, dẫn đến việc giao dịch đối ngoại không thành công tại Chi Lê trong thời gian qua, nhằm giúp các anh chị Lãnh đạo doanh nghiệp tham khảo:
1) Nhân viên đặt vấn đề quan hệ với đối tác nước ngoài: Khi các Thương vụ Việt Nam tại nước ngoài giới thiệu một doanh nghiệp nhập khẩu, trong đó có ghi rõ liên hệ với Tổng Giám đốc/Giám đốc doanh nghiệp của bạn, nhưng họ lại nhận được một email của một nhân viên Việt Nam. Thông thường các giao dịch như vậy, Giám đốc doanh nghiệp Chi Lê ít chú ý, hoặc không trả lời, vì cho rằng đối tác chưa thực sự quan tâm đến họ, hoặc không tôn trọng họ.
Trong trường hợp này, do Lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam quá bận rộn, hoặc khoán việc cho nhân viên, hoặc do nhân viên muốn tự thể hiện tính độc lập trong giao dịch đối ngoại của mình.
Để giao dịch thành công, các anh chị Lãnh đạo doanh nghiệp Việt nam nên ký tên gửi cho Tổng Giám đốc/Giám đốc doanh nghiệp của bạn. Trong giao dịch, các anh chị có thể thông báo cho bạn biết sau này sẽ uỷ quyền cho Trưởng phòng/Phó phòng v.v…của mình giao dịch với họ. Các lần giao dịch sau, tùy theo sự trả lời của đối tác, doanh nghiệp ta cử cấp giao dịch tương đương.
2) Giao dịch lần đầu tiên bằng email: Hàng ngày họ nhận được rất nhiều email, chưa tính đến các thư rác (spam), nếu doanh nghiệp của ta lần đầu giao dịch bằng email, họ chưa biết đối tác là ai, nên thường hay bỏ qua email này không đọc. Việc giao dịch bằng email rất tiện lợi và nhanh chóng, nhưng trên cơ sở các anh chị đã xác lập được mối quan hệ với họ, thông thường nên giao dịch từ lần thứ hai trở đi.
Để gây sự chú ý cho đối tác, giao dịch lần đầu tiên, doanh nghiệp trong nước nên sử dụng thư (letter), có chữ ký và đóng dấu và gửi qua fax, sau đó scan gửi email cho họ.
3) Dùng địa chỉ email: Yahoo, Gmail, Hotmail v.v... trong giao dịch đối ngoại: Các doanh nghiệp Chi Lê ít khi trả lời, khi nhận được các email gửi từ các địa chỉ trên, vì họ cho rằng đây là những giao dịch không có uy tín. (Trên thực tế sử dụng email tại Yahoo, Gmail, Hotmail rất tiện lợi cho người sử dụng, nhưng các anh chị chỉ nên dùng để giao dịch cá nhân, hoặc giao dịch với các đối tác đã có quan hệ lâu dài.)
Do đó, trong giao dịch đối ngoại, các doanh nghiệp trong nước nên yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ tin học (FPT, VNN, VIETTEL v.v...) lập cho doanh nghiệp mình một vài địa chỉ để tiện liên hệ. Các địa chỉ email tại Yahoo, Gmail, Hotmai... chỉ dùng giao dịch trong trường hợp không truy cập được máy chủ thuê bao chính của doanh nghiệp.
4) Không có địa chỉ rõ ràng tại cuối thư: Một email chỉ có tên người gửi, không ghi chức vụ, không ghi tên doanh nghiệp, không có số điện thoại, không có số fax. Các giao dịch như vậy, sẽ không nhận được trả lời của đối tác, vì họ cho rằng các giao dịch này không có nguồn gốc rõ ràng.
5) Doanh nghiệp không có trang web: Trong thời gian qua, một số doanh nghiệp của ta khi gửi email cho các doanh nghiệp Chi Lê, chỉ giới thiệu chung chung: “Doanh nghiệp của chúng tôi có thể xuất khẩu các mặt hàng A, B, C v.v…với kim ngạch rất cao vào các thị trường D, E, F v.v…Doanh nghiệp chúng tôi rất có uy tín trên thị trường quốc tế cũng như Việt nam…”. Khi doanh nghiệp Chi Lê không thấy doanh nghiệp của ta có trang web, họ coi doanh nghiệp của các anh chị chỉ là doanh nghiệp “MÔI GIỚI – BROKER”. Các doanh nghiệp như vậy, sẽ ít có cơ hội kinh doanh thành công tại thị trường Chi Lê nói riêng, hoặc các thị trường khác trên Thế giới.
(TTNN)
Nguồn:Vasep