Người Ba Lan rất hay đề cập đến lịch sử. Vì thế, khi làm quen cũng như khi trao đổi, đàm phán hợp đồng, bạn nên chú ý là nếu hiểu biết cặn kẽ lịch sử Ba Lan sẽ được đánh giá rất cao. Nhưng nếu không biết hoặc không chắc chắn thì chỉ nên lắng nghe, lại càng không nên bình luận gì.

Khi xưng hô không được dùng tên họ của người Ba Lan vì người Ba Lan coi việc gọi bằng tên họ là bị hạ thấp, thể hiện sự cách biệt về xã hội và thậm chí cả khiêu khích. Đồng cấp với nhau chỉ được gọi Pan (ông) hay Pani (bà) và tên gọi. Nhưng không được quên gọi cùng với các chức vụ, tước vị của họ, tốt nhất là “làm tròn lên phía trên” chức vụ, cấp bậc hiện tại của họ.

Bạn nên đặc biệt thận trọng khi đề cập đến quan hệ giữa Ba Lan và Đức vì đây là chuyện rất nhạy cảm đối với người Ba Lan. Đối với các vấn đề thời sự liên quan đến Ba Lan cũng vậy.

Lịch sự và thể hiện sự tôn trọng là những điều luôn được người Ba Lan để ý đến. Bạn có thể hôn tay phụ nữ Ba Lan khi đón tiếp và tiễn. Đối với nam giới thì chỉ cần bắt tay nhau là đủ.

Giấy mời viết được sử dụng cho các dịp gặp gỡ chính thức, còn nếu cuộc gặp mang tính chất cá nhân thì chỉ cần mời trực tiếp hoặc qua điện thoại. Địa điểm cho những cuộc gặp gỡ đầu tiên không nhất thiết cứ phải sang trọng và đắt tiền mà chỉ cần tiện lợi, yên tĩnh và lịch sự. Thường là người mời đặt bàn riêng, ở góc tĩnh lặng, cách xa cửa ra vào. Vị khách được dành cho chỗ ngồi có thể quan sát được cả nhà hàng. Tuyệt đối không được để vị khách ngồi đối diện với bức tường.

Bạn không nên quên tặng hoa cho phụ nữ. Sau khi đến dự tiệc ở nhà riêng, không phải làm ngay nhưng cũng không nên để lâu quá, bạn nên gửi tới bà chủ nhà một bó hoa kèm bưu thiếp để nói lời cám ơn. Quà tặng được người Ba Lan đánh giá cao nếu như chúng có liên quan tới lịch sử và văn hóa đất nước bạn.

Đàm phán với người Ba Lan không đơn giản và dễ dàng, thường bắt đầu về những chủ đề chung chung, sau đó mới đi vào chủ đề, nội dung chính. Bạn nên nhớ phải xưng hô cho đúng, với đầy đủ chức vụ và tước hiệu của người Ba Lan. Đối tác Ba Lan thường không thích bạn kiên quyết yêu cầu ghi nhận kết quả đàm phán bằng văn bản, coi sự đồng thuận trên cơ sở tin cậy lẫn nhau quan trọng hơn cả các hình thức đảm bảo bằng văn bản pháp lý.

Đối với người Ba Lan, hợp đồng được đàm phán và thỏa thuận chỉ là được coi là sự khởi đầu của mối quan hệ hợp tác, cho nên trong quá trình làm việc có những đề nghị thay đổi, bổ sung hợp đồng là chuyện thường. Bạn không được coi đó là “vi phạm hợp đồng”.

Bạn nên rất thận trọng với mọi nhận xét mang tính phê phán về đất nước và con người Ba Lan. Nếu muốn phê trách gì thì chỉ nên có mức độ và phải có lập luận thuyết phục. Người nước ngoài đã sống nhiều năm ở Ba Lan hay nhiều lần tới Ba Lan thường được nể trọng, được tham khảo ý kiến và được dành thiện cảm.

Tiếng Ba Lan là ngôn ngữ rất khó học. Vì thế người Ba Lan đánh giá rất cao những ai có thể nói và hiểu được ngôn ngữ của họ. Thậm chí nếu bạn thể hiện là có ý muốn và quyết tâm cũng như đã rất cố gắng để học tiếng Ba Lan cũng đã đủ để được người Ba Lan cho điểm cao. Chỉ thế hệ doanh nhân trẻ ở Ba Lan thông thạo tiếng Anh. Vì thế, bạn nên chuẩn bị chu đáo từ trước về ngôn ngữ khi làm việc với người Ba Lan.

Người Ba Lan rất để ý đến trang phục và phong cách của đối tác. Trừ khi được mời về nhà riêng với mục đích cụ thể là “dự bữa tiệc thịt nướng”, còn trong tất cả các dịp khác, từ đàm phán đến tiệc, bạn nên ăn vận lịch sự và sang trọng.

Khi nói chuyện hay trao đổi công việc với người Ba Lan, bạn không nên tỏ ra quá thân thiện và hồ hởi, người Ba Lan sẽ coi đó là tự cao tự đại, ngạo mạn. Bạn phải chú ý giữ khoảng cách, kiềm chế trong phát ngôn, luôn tạo ấn tượng lắng nghe đối tác nói. Có thiện cảm hay không là nhân tố quan trọng nhất trong quyết định của người Ba Lan có hợp tác với bạn hay không.

Thời gian là khái niệm co giãn đối với người Ba Lan. Để làm ăn được với người Ba Lan, bạn cần dự trù nhiều thời gian. Chuyện làm ngoài giờ đối với người Ba Lan là bình thường. Vì thế, người Ba Lan sẽ thấy khó chịu khi bị nhắc nhở về thời gian hoặc khi thấy bạn thường xuyên liếc nhìn đồng hồ. Người Ba Lan coi trọng hẹn đúng giờ, chấp nhận khách đến muộn, nhưng khi đó vị khách nên có lý do xác đáng, chẳng hạn như tắc đường, cấm đường…

Tennis và golf, sau đó là cưỡi ngựa và câu cá là những môn thể thao mà giới doanh nhân Ba Lan rất coi trọng, mùa đông cùng tắm hơi nóng và vào quán rượu. Nếu bạn cũng biết chơi những môn thể thao này và cùng làm việc đó thì chắc chắn công chuyện làm ăn của bạn với người Ba Lan dễ dàng hơn nhiều.